Chuyển đổi hoá đơn điện tử ra hoá đơn giấy

Nhiều đơn vị mua hàng yêu cầu bên bán chuyển đổi hoá đơn điện tử và trên hoá đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký của Giám đốc và dấu của bên bán, điều đó có bắt buộc không....

Theo quy định tại điều 12, thông tư số 32/2011/TT-BTC:

"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.

Như vậy: Có 2 mục đích của việc chuyển đổi

  1. Chuyển đổi để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông (phục vụ công an kiểm tra trên đường, làm đăng ký xe máy, ô tô....) thì hoá đơn chuyển đổi cần có: chữ ký của giám đốc và dấu của bên bán, họ tên và chữ ký của người chuyển đổi, ngày chuyển đổi
  2. Chuyển đổi để lưu trữ hồ sơ kế toán cần có: họ tên và chữ ký của người chuyển đổi, ngày chuyển đổi (không cần giám đốc ký đóng dấu). Bên nào chuyển đổi thì người chuyển đổi của bên đó ký, không nhất thiết là bên bán chuyển đổi (Bên mua chuyển đổi thì người chuyển đối của bên mua ký, bên bán chuyển đổi thì người chuyển đối của bên bán ký)

Tham khảo thêm: Công văn hướng dẫn về chuyển đổi hoá đơn điện tử

Bình luận

Đăng ký nhận bản tin

Nhận thông báo cập nhật về thuế; kế toán, kiểm toán; bảo hiểm; doanh nghiệp

[Chia sẻ] Tập huấn hoá đơn điện tử theo TT68/2019/TT-BTC

Cục thuế Hà Nội đồng loạt triển khai tập huấn về hoá đơn điện tử theo thông tư số 68/2019/TT-BTC…