Những lưu ý khi nhận hoá đơn chi phí đầu vào

NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI NHẬN HOÁ ĐƠN ĐẦU VÀO

1./ Hoá đơn phải viết đúng tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và người bán

Theo quy định tại điểm b, khoản 2, điều 16 thông tư số 39/2014/TT-BTC được sửa đổi tại thông tư số 26/2015/TT-BTC quy định về viết tên, địa chỉ, mã số thuế người mua và người bán như sau:

Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.

Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

Như vậy: Trường hợp viết sai tên hoặc địa chỉ hoặc sai cả tên lẫn địa chỉ của người mua hoặc người bán nhưng mã số thuế đúng thì hai bên chỉ cần làm biên bản điều chỉnh tên, địa chỉ (thông tư 26/2015/TT-BTC). Tải mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn tại đây

2./ Nội dung hoá đơn phải đúng với nội dung kinh tế phát sinh. Đối với tài sản cần đăng ký với cơ quan nhà nước (như ô tô, xe máy ...) thì phải ghi rõ các ký hiệu theo quy định của pháp luật (như số khung, số máy ...)

Theo quy định tại điều 16, thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn về lập hoá đơn

"Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo

Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ."

3./ Hoá đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt (hiểu đơn giản là phải thanh toán qua ngân hàng)

Trường hợp tổng hoá đơn mua từ cùng một nhà cung cấp trong cùng một ngày từ 20 triệu trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt.

Quy định này áp dụng đối với cả hoá đơn giá trị gia tăng và hoá đơn bán hàng (hoá đơn trực tiếp của hộ kinh doanh), kể cả hoá đơn có thuế và hoá đơn không có thuế giá trị gia tăng

Trường hợp thanh toán chi phí không cần phải có hoá đơn (ví dụ chi phí thuê nhà, thuê xe) từ 20 triệu trở lên không bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng.

Việc thanh toán qua ngân hàng: là việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán. Trường hợp đem tiền ra nộp trực tiếp vào tài khoản của bên bán không được chấp nhận.

4./ Về thuế suất trên hoá đơn

Trên hoá đơn hiện có 5 loại thuế suất phổ biến như sau:

- Không chịu thuế: Xem điều 4 thông tư số 219/2013/TT-BTC. Một số trường hợp thường gặp: thu lãi cho vay, đào tạo (đã được Sở GD ĐT cấp phép), dịch vụ y tế, dịch vụ thú y, bộ phận cấy ghép vào cơ thể người...

Lưu ý: Khi đầu ra không chịu thuế thì đầu vào tương ứng không được khấu trừ.

Khi viết hoá đơn: Phần thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT không ghi, gạch bỏ "\"

- Không phải kê khai tính nộp thuế: Xem điều 5, thông tư số 219/2013/TT-BTC. Một số trường hợp thường gặp: nông sản chỉ qua sơ chế ở khâu kinh doanh thương mại, thu về bồi thường, cá nhân không kinh doanh khi bán tài sản (ví dụ bán ô tô) ...

Lưu ý: Đầu ra không phải kê khai tính nộp thuế thì đầu vào vẫn được khấu trừ

Khi viết hoá đơn: Phần thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT không ghi, gạch bỏ "\"

- Thuế suất 0%: Áp dụng đối với hàng hoá dịch vụ xuất khẩu, xem điều 9 thông tư số 219/2013/TT-BTC

Lưu ý: Đầu ra chịu thuế 0% thì đầu vào được khấu trừ

Khi viết hoá đơn: Phần thuế suất thuế GTGT ghi "0%" và tiền thuế GTGT khi "0".

- Thuế suất 5%: Xem điều 10, thông tư số 219/2013/TT-BTC. Một số trường hợp thường gặp: nước sạch, sản phẩm trồng trọt chăn nuôi bán cho cá nhân hoặc hộ kinh doanh, mủ cao su sơ chế, thiết bị dụng cụ y tế...

- Thuế suất 10%: Áp dụng cho các hàng hoá dịch vụ không thuộc một trong bốn trường hợp nêu trên.

5./ Hoá đơn phải theo thứ tự từ số bé đến số lớn

Theo quy định tại điểm d, khoản 1, thông tư số 39/2014/TT-BTC:

d) Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Hoá đơn của hộ kinh doanh rất hay gặp trường hợp này vì hộ kinh doanh đôi khi không để ý đến logic giữa số và ngày hoá đơn.

Trường hợp hoá đơn không theo thứ tự từ số bé đến số lớn thì:

- Nếu việc mua bán là có thật, bên bán bị phạt từ 4.000.000 - 8.000.000 theo khoản 3 điều 11 thông tư số 10/2014/TT-BTC

- Nếu việc mua bán là không có thật, cả bên mua và bên bán bị phạt sử dụng bất hợp pháp hoá đơn, mức phạt 20.000.000 - 50.000.000 theo khoản 5 điều 11 thông tư số 10/2014/TT-BTC

6./ Hoá đơn ăn uống (tiếp khách) không bị khống chế nhưng phải có bảng kê ăn uống kèm theo

Từ khi luật 71/2014/QH13 có hiệu lực, các khoản chi phí tiếp khách, khánh tiết không còn bị khống chế nữa. 

Tuy nhiên, chi phí tiếp khách phải đảm bảo phục vụ sản xuất kinh doanh (tiếp đối tác làm ăn) và phải có bảng kê chi tiết ăn uống đính kèm hoá đơn.

7./ Cách nhận biết các loại hoá đơn

7.1./ Nhận biết số liên hoá đơn

Mẫu số hoá đơn (thường nhìn thấy phía trên bên phải tờ hoá đơn) cho biết số liên của hoá đơn

Ví dụ: 01GTKT3/001:  Số 3 cho biết hoá đơn có 3 liên, 001 cho biết đây là mẫu hoá đơn đầu tiên mà công ty đặt

01GTKT0/002: Số 0 cho biết hoá đơn không có liên (thường là hoá đơn điện tử sẽ không có liên), 002 là mẫu hoá đơn số 2 mà công ty đã sử dụng

7.2/ Nhận biết loại hoá đơn: hoá đơn đặt in (hoá đơn giấy), hoá đơn tự in (cũng là hoá đơn giấy) hay hoá đơn điện tử

Ký hiệu hoá đơn (thường nhìn thấy ở phía trên, bên phải tờ hoá đơn, phía dưới mẫu hoá đơn) sẽ cho chúng ta biết loại hoá đơn là gì. Dạng ký hiệu hoá đơn như sau: AB/XYZ

AB: Là ký hiệu chữ cái công ty đặt ngẫu nhiên (không bắt buộc)

XY: Cho biết năm hoá đơn được đặt in hoặc đặt sử dụng

Z: Cho biết loại hoá đơn là gì. Nếu đó là chữ P thì đó là hoá đơn đặt in (hoá đơn giấy), nếu đó là chữ T thì đó là hoá đơn tự in (cũng là hoá đơn giấy), nếu đó là chữ E thì đó là hoá đơn điện tử.

Ví dụ: Hoá đơn của Công ty TNHH Dịch vụ và Tư vấn Trọng Đạt có dạng: TD/18E

Đây là hoá đơn được đặt mua năm 2018, hoá đơn điện tử.

Ví dụ khác: Hoá đơn có ký hiệu AA/17P là hoá đơn đặt in năm 2017. Hoá đơn có ký hiệu AA/18T là hoá đơn tự in năm 2018.

8./ Hoá đơn điện tử nhiều hơn một trang không phải xin phép cơ quan thuế

Đối với hoá đơn tự in, nếu muốn in hoá đơn có từ 2 trang trở lên thì phải được cơ quan thuế cho phép (thông tư 39/2014/TT-BTC)

Tuy nhiên, đối với hoá đơn điện tử thì không có quy định về việc phải xin phép cơ quan thuế khi sử dụng hoá đơn nhiều hơn một trang (vì hoá đơn điện tử không giới hạn số tờ như hoá đơn giấy). Xem thêm công văn 2211/TCT-DNL ngày 05/06/2018 của Tổng Cục thuế.