Mẫu quy chế tài chính áp dụng cho doanh nghiệp

MẪU QUY CHẾ TÀI CHÍNH

Quy chế tài chính là một hồ sơ quan trọng của doanh nghiệp. Nó không chỉ có ý nghĩa về cả mặt quản lý chi tiêu nội bộ thông qua các nguyên tắc và quy định chi tiêu mà còn cực kỳ có ý nghĩa về mặt thuế khi các quy định ở đó là một điều kiện quan trọng để các khoản chi phí được cơ quan thuế chấp nhận.

Mời bạn tải mẫu quy chế tài chính cho doanh nghiệp tại đây

 QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế quản lý nội chính và chi tiêu nội bộ

GIÁM ĐỐC CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ VÀ TƯ VẤN TRỌNG ĐẠT

Căn cứ Luật doanh nghiệp;

Căn cứ  Giấy đăng ký doanh nghiệp của Công ty TNHH Dịch vụ và Tư vấn Trọng Đạt;

Theo đề nghị của phòng kế toán

QUYẾT ĐỊNH

          Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý nội chính và chi tiêu nội bộ tại Công ty TNHH Dịch vụ và Tư vấn Trọng Đạt

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

         Điều 3. Chánh văn phòng, Phòng kế toán, các bộ phận liên quan và lái xe căn cứ quy định này thực hiện

Nơi nhận:                                                                            GIÁM ĐỐC

- Như điều 3;                                                                                           

- Lưu: VP, VT.                                                                                           

QUY CHẾ

Quản lý nội chính và chi tiêu nội bộ tại Văn phòng cơ quan Công ty

(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/2019/QĐ-QCTC ngày 01 tháng 01 năm 2019

            Để hoạt động của Công ty đi vào nề nếp, mọi cán bộ - nhân viên có điều kiện làm chủ và xây dựng nét đẹp văn hóa công sở; Công ty ban hành một số quy định và thực hành tiết kiệm trong công tác quản lý nội chính và chi tiêu nội bộ như sau:

CHƯƠNG I

QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ

Điều 1. Phục vụ hậu cần khi tiếp khách của Công ty

1./ Thủ tục về chủ trương:

- Trường hợp 1: Khách đến làm việc với Công ty đã có đăng ký trước thời gian, chương trình, nội dung làm việc và được Lãnh đạo Công ty chấp thuận, có bút phê chủ trương tiếp khách; Văn phòng có trách nhiệm sắp xếp, bố trí lịch làm việc, chuẩn bị phòng làm việc, mời các thành phần liên quan (nếu có).

- Trường hợp 2: Khách đến Công ty làm việc đột xuất phải đăng ký với Văn phòng sau đó bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp khách phải chủ động báo cáo và lập kế hoạch kịp thời trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt chủ trương làm căn cứ thực hiện.

Trên cơ sở chủ trương đã được phê duyệt, Văn phòng hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ tiếp khách phải chủ động bố trí phòng làm việc, phục vụ nước uống, ăn, nơi nghỉ (nếu có) chu đáo, tận tình, phù hợp, tiết kiệm, chống lãng phí.

2./ Thủ tục thanh toán cần có:

- Văn bản chủ trương được Lãnh đạo Công ty phê duyệt;

- Hóa đơn theo quy định hiện hành.

Điều 2. Về mức chi phí cán bộ - nhân viên Công ty khi đi công tác ngoại tỉnh:

1./ Chi phí thuê phòng nghỉ : Chủ tịch Công ty và Giám đốc: Thanh toán tiền phòng thực chi theo hóa đơn; Chủ tichh công ty và Phó Giám đốc: Chi phí mức tiền phòng ngủ với giá tối đa 800.000 đ/ phòng đơn hoặc đôi/ ngày;

Các đối tượng khác: Chi phí mức phòng ngủ 02 người/ phòng/ ngày với mức giá tối đa  600.000 đ/ phòng/ ngày; nếu lẻ  hoặc có 01 người khác giới: ở 01 phòng với mức giá tối đa 400.000/người/ ngày. (kèm hóa đơn theo quy định hiện hành)

Các trường hợp không có hóa đơn thì được thanh toán 100.000 đ/ ngày/ người.

Các trường hợp đã được cơ quan, đơn vị nơi đến công tác chi trả tiền thuê phòng nghỉ thì không được thanh toán.

2./ Phụ cấp lưu trú:

- Phụ cấp lưu trú là khoản tiền do cơ quan văn phòng Công ty chi trả cho người đi công tác phải nghỉ lại nơi đến công tác để hỗ trợ tiền ăn và tiêu vặt cho người đi công tác, được tính từ ngày bắt đầu đi công tác đến khi trở về cơ quan (bao gồm thời gian đi trên đường, thời gian lưu trú tại nơi đến công tác);

 Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người đi công tác tối đa không quá 200.000 đồng/ngày.

- Trường hợp đi công tác trong ngày (đi và về trong ngày), căn cứ mức chi phụ cấp lưu trú quy định nêu trên thủ trưởng cơ quan, đơn vị quyết định mức chi cụ thể cho phù hợp nhưng không quá 100.000 đồng/ngày .

- Đối với xe chở hàng, mỗi chuyến chở hàng, lái xe và phụ lái được thanh toán đi đường. Mức cụ thể như sau:

+ Nếu quãng đường dưới 20 Km mà số chuyến chạy từ 3 chuyến trong ngày trở lên thì được phụ cấp 30.000đ/chuyến.

+ Quãng đường từ 20 Km đến 50 Km phụ cấp 100.000đ/chuyến.

+ Nếu quãng đường từ 50 Km đến 100 Km thì phụ cấp 120.000đ/chuyến.

+ Nếu quãng đường trên 100 Km phụ cấp 150.000đ/Chuyến

Trường hợp phải lưu trú qua đêm, lái xe có xác nhận của bên thuê chở hàng, thì được thanh toán phụ cấp lưu trú và nghỉ đêm như quy định đối với nhân viên trong công ty

 3./ Thủ tục thanh toán:

Kế hoạch đi công tác đã được phê duyệt, giấy đi đường có đóng dấu cơ quan, đơn vị cử cán bộ đi công tác và ký xác nhận ngày đến, ngày đi của cơ quan cán bộ đến công tác (hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú) .

Riêng lái xe là lệnh điều động xe của Giám đốc, cùng với đơn hàng của khách, làm căn cứ thanh toán.

Điều 3. Sử dụng phương tiện ô tô, máy bay khi đi công tác

3.1/ Đối tượng sử dụng phương tiện máy bay đi công tác:

- Lãnh đạo Công ty;

- Trưởng các bộ phận và các chức vụ tương đương.

Thủ tục mua và thanh toán vé máy bay do Văn phòng thực hiện. Người đi công tác gửi Văn phòng bản sao kế hoạch công tác có phê duyệt chủ trương của cấp có thẩm quyền để làm căn cứ mua vé máy bay, hóa đơn theo quy định hoặc thẻ lên máy bay để đủ chứng từ cho thủ tục thanh toán.

3.2/ Đối tượng sử dụng xe ô tô khách hoặc tàu hỏa khi đi công tác ngoại tỉnh:

Cán bộ - nhân viên không thuộc đối tượng quy định tại mục 3.1.

Khi đi công tác phải có kế hoạch, được trưởng bộ phận xác nhận, trình Lãnh đạo Công ty phê duyệt. Cá nhân chủ động lựa chọn phương tiện phù hợp để trực tiếp mua vé và khi về được thanh toán tiền tàu xe theo chế độ hiện hành.

Điều 4. Về sử dụng điện thoại phục vụ công tác

Mức phí điện thoại cho từng đối tượng , có bảng kê thanh toán hàng tháng, bao gồm:

Lãnh đạo Công ty, Kế toán trưởng Công ty được thanh toán cước điện thọai di động theo thực tế gọi hàng tháng để phục vụ công việc với mức tối đa  300.000 đ người/ tháng 

 Lái xe: tối đa 200.000 đ/ người/tháng.

Điện thoại cố định tại phòng làm việc các bộ phận do trưởng bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng nhằm phục vụ công tác chuyên môn, không gọi vì việc riêng (khi gọi đường dài phải ghi số để kiểm tra, theo dõi; nếu sử dụng vào việc riêng thì cá nhân đó phải tự thanh toán).

Chỉ sử dụng điện thoại gọi đường dài trong nước, ngoài nước khi có nhu cầu phục vụ công tác.

Điều 5. Về sử dụng điện, máy – thiết bị văn phòng

5.1/ Sử dụng điện:

Tùy theo nhu cầu sử dụng, khi ra khỏi phòng làm việc phải kiểm tra và tắt hết hoặc tắt bớt các thiết bị điện bên trong.

Không bật đèn điện nếu bàn làm việc đủ ánh sáng trời. Các đèn điện ở nơi công cộng chỉ sử dụng khi thiếu ánh sáng (tầng thượng, các hành lang, WC,…). Cá nhân nào thấy đèn sáng lãng phí thì cần tự tắt ngay.

Chỉ được bật đèn trên bàn làm việc khi có nhu cầu chiếu sáng tại chỗ.

5.2/ Thiết bị văn phòng như máy tính, máy in… chỉ được sử dụng cho công việc chung, không được dùng cho việc riêng

Điều 6. Về tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng phục vụ công tác

1./ Tạm ứng:

 - Đối với Lãnh đạo Công ty: Lãnh đạo Công ty phụ trách công việc của bộ phận nào, bộ phận  đó có trách nhiệm tạm ứng và thanh toán cho Lãnh đạo phụ trách bộ phận theo nhiệm vụ được phân công theo quy định; Riêng Văn phòng có trách nhiệm tạm ứng và thanh toán cho Hội đồng thành viên, Giám đốc và Phó Giám đốc phụ trách nội chính;

- Đối với CB CNV Phải có chủ trương, được Lãnh đạo Công ty duyệt văn bản;

2./ Thanh toán: Đủ hồ sơ chứng từ theo quy định hiện hành, được Ban Tài chính kế toán kiểm tra, xác nhận hồ sơ trước khi trình Lãnh đạo Công ty ký duyệt.

3./ Hoàn ứng: Sau chuyến công tác hoặc trong thời gian 30 ngày kể từ ngày tạm ứng.

Điều 7. Quy định về lề lối làm việc

1./ Thời gian làm việc: Theo quy định hiện hành của Công ty.

2./ Lề lối làm việc:

2.1/ Ban điều hành thực hiện nhiệm vụ dựa theo sự phân công, phân nhiệm của Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc.

2.2/ Giao ban Cơ quan Văn phòng Công ty:

- Hàng tháng giao ban vào ngày 05 của tháng (nếu trùng ngày nghỉ thì chuyển tự động sang ngày làm việc kế tiếp); Chủ trì: Giám đốc hoặc Phó Giám đốc được phân công.

- Văn phòng ghi chép nội dung giao ban và kết luận của người chủ trì; Thông báo bằng văn bản kết luận cuộc họp của người chủ trì giao ban tới các bộ phận. Nếu hủy cuộc họp giao ban, Chánh văn phòng phải kịp thời thông báo bằng điện thoại hoặc văn bản để các bộ phận biết và thực hiện.

- Tại buổi giao ban: Trưởng các bộ phận phải cập nhật báo cáo của các đơn vị, tổng hợp tình hình theo lĩnh vực được giao quản lý; Đề xuất ý kiến giải quyết.

2.3/ Những yêu cầu chung:

Các văn bản trình Lãnh đạo Công ty ký, phải được trưởng bộ phận kiểm tra, ký nháy và chịu trách nhiệm nội dung trước khi trình ký.

Các thành viên trong từng bộ phận chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Trưởng bộ phận.

Các bộ phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để cùng giải quyết nhiệm vụ theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty, của các đơn vị thuộc Công ty trên tinh thần hợp tác, chính xác, kịp thời, tương trợ và giúp đỡ lẫn nhau.

Cán bộ - nhân viên nếu có ý kiến đề xuất phải báo cáo với trường bộ phận để được báo cáo cấp có thẩm quyền tại giao ban. Tuyệt đối không được phát ngôn tùy tiện, ngoài tổ chức, báo cáo vượt cấp.

Có ý thức trong công tác được giao với tinh thần trách nhiệm, hiệu quả cao.

Chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác, cá nhân đi công tác phải báo cáo kết quả cho trưởng bộ phận để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Công ty; Nếu đi theo đoàn thì trưởng đoàn công tác phải có văn bản tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Công ty kết quả chuyến công tác của cả đoàn.

Các bộ phận không được để chậm trễ, tồn đọng các yêu cầu xử lý của các đơn vị thuộc Công ty, hạn chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày nhận bút phê chỉ đạo giao nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền.

Chương II

QUY CHẾ SỬ DỤNG XE Ô TÔ

Điều 8. Đối tượng được sử dụng

Xe ô tô phục vụ công tác của Công ty như sau:

1./ Các chức danh được sử dụng xe đưa đón đi công tác:

- Chủ tịch Công ty;

-  Ban Giám đốc.

2./ Các cá nhân, bộ phận và đơn vị  khác, khi có nhu cầu sử dụng phương tiện di chuyển cần có kế hoạch và chương trình cụ thể . Chánh văn phòng quyết định việc điều động, sử dụng phương tiện.

Điều 9. Nguyên tắc chung

1./ Việc quản lý và sử dụng xe của cơ quan Công ty phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng phương tiện, đảm bảo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

2./ Xe ô tô của cơ quan Công ty chỉ sử dụng cho các công việc của cơ quan, không sử dụng xe vào mục đích cá nhân.

Điều 10. Tiêu chuẩn sử dụng xe

1./ Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc được sử dụng 01 xe riêng đưa đón từ nơi ở đến nơi làm việc hàng ngày và đi công tác theo quy định của Nhà nước.

2./ Các thành viên Hội đồng thành viên, các Phó Giám đốc có xe đưa đón tại nhà riêng hoặc hoặc tại cơ quan khi đi công tác.

3./ Các chức danh khác khi đi công tác có xe đưa đón tại trụ sở cơ quan, trên cơ sở kế hoạch công tác đã được Lãnh đạo Công ty phê duyệt.

4./ Trường hợp đưa đón khách của Công ty: Chánh văn phòng có trách nhiệm bố trí xe theo yêu cầu của Lãnh đạo Công ty, các Trưởng ban.

5./ Các trường hợp đột xuất khác do Chánh văn phòng quyết định và chịu trách nhiệm trước Giám đốc.

Điều 11. Trách nhiệm lái xe

1./ Mỗi xe được giao cho một lái xe quản lý, lái xe có trách nhiệm giữ gìn và vệ sinh xe sạch sẽ; thực hiện việc bảo dưỡng, sửa chữa xe theo kế hoạch đã được duyệt. Đảm bảo đúng quy trình , thủ tục quy định. Trước khi xe lưu thông, phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật an toàn của xe. Trường hợp xe không đủ điều kiện vận hành, lái xe phải báo cáo kịp thời với Chánh văn phòng.

2./ Chấp hành luật giao thông đường bộ, lệnh điều xe. Không sử dụng rượu, bia và các chất kích thích khác khi làm nhiệm vụ. Khi xe đang hoạt động trên đường, nếu xảy ra mất an toàn về người và phương tiện, lái xe phải xử lý theo quy định của Luật giao thông đường bộ và báo cáo ngay cho Chánh văn phòng và Lãnh đạo Công ty, đồng thời liên hệ cơ quan chức năng, cơ quan cấp bảo hiểm để phối hợp giải quyết.

3./ Không sử dụng xe vào việc riêng; không cho người khác điều khiển xe; không cho xe ra khỏi cơ quan, bãi đậu xe của Công ty khi chưa có ý kiến của người có thẩm quyền. Chuyên chở đúng mục đích và lộ trình theo Lệnh điều xe

Trước mỗi chuyến đi phải lấy Lệnh điều xe

Sau mỗi chuyến đi phải nộp lại Lệnh điều xe, ghi rõ số km đã chậy, để làm căn cứ thanh toán tiền đi đường

Điều 12. Thẩm quyền điều động xe, trách nhiệm đơn vị, cá nhân sử dụng xe

Chánh văn phòng được giao quản lý xe, duyệt đăng ký, sử dụng xe của cơ quan Công ty. Sắp xếp, điều động xe trong trường hợp đột xuất, đặc biệt (trừ xe đang phục vụ Chở hàng) và trình Giám đố ký lệnh điều động xe.

Điều 13. Lệnh điều xe

Căn cứ vào kế hoạch đã được Lãnh đạo Công ty duyệt, Chánh văn phòng phải sắp xếp lịch xe để trình Giám đốc ký lệnh điều xe. Lệnh điều xe phải ghi rõ: Địa điểm, thời gian xuất phát, lịch trình chuyến đi công tác.

Chương III

QUY CHẾ SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM

Điều 14. Mục đích và phạm vi

Quản lý được việc sử dụng văn phòng phẩm  (VPP) trong cơ quan Văn phòng Công ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm. Quy định này áp dụng cho việc quản lý và sử dụng văn phòng phẩm trong cơ quan văn phòng Công ty

1./ Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm:

Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như như dưới đây.

Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại bút, sổ công tác … được mua theu yêu cầu công việc.

2./ Quy trình cấp phát.

Vào ngày 25 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị VPP của tháng sau chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Văn phòng.

Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu VPP trình Lãnh đạo Công ty duyệt.

Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Văn phòng tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu.

VPP được mua làm 01 lần/ tháng, mức tồn kho quy định là 20 % mức duyệt mua.

Việc cấp phát thực hiện từ ngày 01 – ngày 05 của tháng. Sau khi nhận VPP và kiểm tra xong thì người nhận VPP ký tên vào biên bản cấp phát .

3./ Cấp phát đột xuất:

Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu đính kèm, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Văn phòng xem xét.

Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào biên bản cấp phát.

4./ Quản lý và sử dụng VPP:

Cán bộ công nhân viên  được cấp phát VPP phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.

Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP của Cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận quản lý.

Chương IV

LƯƠNG THƯỞNG VÀ PHỤ CẤP

Điều 15:             

Hàng năm, tuỳ thuộc vào kết quả kinh doanh, người lao động được hưởng lương tháng thứ 13, 14

Người lao động được hưởng tiền trang phục theo quy định của Nhà nước

Người lao động được phụ cấp ăn trưa theo quy định của Nhà nước

Hàng tháng, người lao động hưởng lương theo mức lương thoả thuận với Công ty và ngày lao làm việc trong tháng

Người lao động được tăng lương, theo thâm niên công tác, hoặc khi khả năng hoàn thành được khối lượng công việc được nhiều hơn lúc ban đầu, hoặc khi có phân công thêm công việc, hoặc khi có thành tích trong công việc

Điều 16. Tổ chức thực hiện

1./ Quy chế này được thống nhất trong toàn thể cán bộ - nhân viên cơ quan Công ty. Trong quá trình thực hiện , nếu có nội dung nào phát sinh chưa phù hợp với yêu cầu, sẽ được hoàn thiện và bổ sung, sửa đổi cho phù hợp.

2./ Hiệu lực thực hiện kể từ tháng 6 năm 2011