Hồ sơ vay vốn ngân hàng - Theo dõi các khoản vay

Tổng quan về vay vốn ngân hàng

Xét duyệt hồ sơ cho vay

Ngân hàng thường xét duyệt hồ sơ cho vay thông qua vốn điều lệ (vốn điều lệ càng cao thì trách nhiệm của chủ sở hữu đối với doanh nghiệp càng cao), thông qua khả năng trả nợ (đánh giá doanh thu các năm trước để xem doanh nghiệp có nguồn thu để trả nợ hay không). Đôi khi các ngân hàng chú trọng doanh thu hơn là vốn điều lệ. Hồ sơ các ngân hàng thường yêu cầu bao gồm:

Tờ khai thuế giá trị gia tăng năm trước: Xem xét doanh thu đã kê khai thuế có đảm bảo nguồn thu để trả nợ không

Khoảng 15 - 20 hoá đơn giá trị gia tăng đầu ra để xác định mức doanh thu trên tờ khai thuế có căn cứ không (thường ngân hàng không yêu cầu 100% hoá đơn mà chỉ cần lấy mẫu 15 - 20 hoá đơn)

Báo cáo tài chính 3 năm gần nhất (một số ngân hàng chỉ yêu cầu báo cáo tài chính của năm trước)

(Đôi khi nhân viên ngân hàng cũng không yêu cầu hồ sơ quá đầy đủ, họ chỉ cần tài liệu để lưu trữ và báo cáo xét duyệt khoản vay nên một số trường hợp có thể flex được)

Giải ngân khoản vay

Ngân hàng thường không giải ngân vào tài khoản thanh toán hoặc giải ngân bằng tiền mặt cho bạn đâu (tránh trường hợp vay về tiêu dùng không kiểm soát được). Họ sẽ giải ngân thông qua hợp đồng bạn ký và hoá đơn bên bán xuất. 

Nếu bên bán là pháp nhân (doanh nghiệp): Hồ sơ giải ngân thường bao gồm hợp đồng, hoá đơn giá trị gia tăng và hồ sơ bàn giao hàng hoá đã mua

Nếu bên bán là cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh: Hồ sơ giải ngân thường bao gồm hợp đồng, hoá đơn bán hàng (hoá đơn trực tiếp), hồ sơ bàn giao hàng hoá đã mua

Nếu bên bán là cá nhân không kinh doanh (ví dụ bên bán là cá nhân thu gom phế liệu về bán lại cho công ty sản xuất bao bì): Hồ sơ giải ngân thường bao gồm hợp đồng mua hàng, bảng kê thu mua (mẫu 01 theo thông tư 78/2014) và hồ sơ giao nhận hàng đã mua

Trường hợp giải ngân để thanh toán lương (thường áp dụng đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc xây lắp có sử dụng nhiều nhân công): Hồ sơ giải ngân thường bao gồm bảng lương, hợp đồng lao động và bảng tính nộp bảo hiểm xã hội kèm theo thông báo kết quả đóng bảo hiểm.

Tuỳ từng ngân hàng mà hồ sơ giải ngân có thể thêm bớt một số tài liệu (ví dụ có ngân hàng không chấp nhận hồ sơ bàn giao giữa thủ kho hai bên mà phải là biên bản bàn giao ký giữa hai giám đốc, trong khi thực tế có mấy khi giám đốc nhận hàng đâu :D)

Hồ sơ vay vốn doanh nghiệp cần lưu giữ

Giấy tờ từ phía ngân hàng thường có đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ. Đúng ra hợp đồng thường phải ký giữa hai bên nhưng bên đi vay thường phải ký trước, sau đó ngân hàng mới trả lại hợp đồng tín dụng và khế ước nhận nợ cho bạn.

Hồ sơ kế toán cần lưu giữ bao gồm:

Hợp đồng tín dụng

Đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ 

Lịch trả nợ (hoặc kế hoạch trả nợ)

Đề nghị giải ngân kiêm khế ước nhận nợ có giá trị tương đương chứng từ thanh toán qua ngân hàng (là một điều kiện để khấu trừ và hoàn thuế). Lưu ý tài khoản vay không cần đăng ký với cơ quan thuế hoặc sở kế hoạch và đầu tư (Công văn 4807/TCT-KK ngày 17/10/2017 của Tổng Cục thuế)

Hạch toán kế toán

Khi ngân hàng hoàn thành việc giải ngân khoản vay: Nợ TK331/Có TK341

Định kỳ trả gốc vay: Nợ TK111,112/Có TK341

Trả lãi vay: Nợ TK635/Có TK112 (nếu lãi vay được vốn hoá: Nợ TK241/Có TK112)

Cuối năm, trích trước chi phí lãi vay: Nợ TK635,241/Có TK335

Phân loại khoản vay ngắn và dài hạn, ví dụ: Bạn vay 6 tỷ thời hạn từ tháng 10/2018 đến tháng 10/2020, mỗi tháng trả 250 triệu thì tại 31/12/2018, khoản vay được phân loại như sau:

Phần gốc phải trả trong năm 2019 được phân loại là vay ngắn hạn: 250 triệu * 12 tháng = 3 tỷ

Phần gốc vay phải trả trong năm 2020 được phân loại là vay dài hạn: 250 triệu * 10 tháng = 2,5 tỷ

(Cách phân loại được quy định tại thông tư 200/2014 của Bộ Tài chính)

Một vài lưu ý về chi phí lãi vay

Thứ nhất, Thuế sẽ loại chi phí lãi vay nếu góp vốn ảo hoặc góp thiếu vốn điều lệ

Dấu hiệu nhận biết việc góp vốn ảo là quỹ tiền mặt lớn, tạm ứng nhiều hoặc cho vay nhiều. Nếu cơ quan thuế thấy một trong ba dấu hiệu trên mà doanh nghiệp bạn lại đi vay thì chi phí lãi vay sẽ bị loại (thông tư 78/2014, thông tư 96/2015). Nếu bạn đăng ký vốn điều lệ thấp để tránh vốn ảo thì ngân hàng lại đánh giá tín nhiệm của bạn thấp khi cho vay. Đây là một khó khăn thường gặp đối với doanh nghiệp mới thành lập cần kế toán có cách xử lý khéo léo tuỳ vào thực tế của mỗi doanh nghiệp

Thứ hai, chi phí lãi vay của bên khác không phải là tổ chức kinh tế 

Vay cá nhân vượt 150% lãi suất cơ bản sẽ bị loại khi tính thuế. Lãi suất cơ bản hiện tại là 9%/năm.

Thứ ba, chi phí lãi vay đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết

Chi phí lãi vay của doanh nghiệp có giao dịch liên kết bị khống chế ở mức 20% * (Lợi nhuận thuần + Chi phí lãi vay + Chi phí khấu hao). Khống chế này được quy định tại nghị định 20/2017/NĐ-CP.

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

Nếu gặp vướng mắc, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn

Xem thêm các bài viết tại website: http:\\dailythuetrongdat.com