Một số lỗi báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn thường gặp

MỘT SỐ LỖI BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN THƯỜNG GẶP CỦA DOANH NGHIỆP

1. Sai ký hiệu Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn

Ví dụ 1:     01GTKT3/001 kê khai sai thành 01GTKT3/002

Ví dụ 2:     KN/19E kê khai sai thành KM/19E

Ví dụ 3:    AA/21E kê khai sai thành AA/20E

2. Số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ này khác với số lượng hóa đơn tồn cuối kỳ trước chuyển sang

Ví dụ 1:     Cuối Quý 1/2021 báo tồn cuối kỳ 50 số từ số 51 đến 100; tuy nhiên Đầu Quý 2/2021 báo tồn đầu kỳ số lượng 49 số từ số 52 đến 100

Ví dụ 2:     Cuối Quý 1/2021 báo tồn cuối kỳ 20 số từ số 181 đến 200; tuy nhiên Đầu Quý 2/2021 báo tồn đầu kỳ số lượng 22 số từ số 179 đến 200

3. Báo cáo thiếu một loại hóa đơn đã thông báo phát hành

Ví dụ 1:    Đơn vị đã thông báo phát hành 2 loại hóa đơn: Hóa đơn đặt in MN/19P và hóa đơn điện tử MN/20E. Tuy nhiên do chưa sử dụng hóa đơn điện tử MN/20E nên đơn vị quên, chỉ báo cáo tình hình sử dụng loại hóa đơn đặt in MN/19P.

Ví dụ 2:    Đơn vị đã thông báo phát hành 2 loại hóa đơn: Hóa đơn đặt in KH/18P và hóa đơn điện tử KH/20E. Tuy nhiên do không sử dụng Hóa đơn đặt in KH/18P nữa, nhưng chưa thông báo hủy đến cơ quan thuế nên đơn vị quên, chỉ báo cáo tình hình sử dụng loại hóa đơn điện tử KH/20E.

4. Báo cáo nhầm giữa hóa đơn hủy bỏ và hóa đơn xóa bỏ

- Hóa đơn hủy bỏ: Là loại hóa đơn đã có Thông báo hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế (Mẫu TB/03AC) do không sử dụng nữa, thường là các số hóa đơn liên tiếp nhau.

Ví dụ: Hủy hóa đơn ký hiệu AB/19E số lượng 22 số từ số 79 đến số 100 (Đã gửi Thông báo hủy hóa đơn gửi cơ quan thuế)

- Hóa đơn xóa bỏ: Là loại hóa đơn viết sai, không sử dụng nữa, thường là các số hóa đơn không liên tiếp.

Ví dụ: Xóa 03 số hóa đơn, ký hiệu GM/19E, các số 5; 7; 12

5. Báo cáo sai số lượng Thông báo phát hành hóa đơn

Ví dụ 1: Đơn vị Thông báo phát hành hóa đơn ngày 20/10/2020 số lượng 200 số hóa đơn ký hiệu BC/20E từ số 1 đến số 200. Tuy nhiên tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 4/2020 đơn vị báo cáo số lượng hóa đơn phát hành trong kỳ là 100 số, từ số 1 đến số 100. Và từ Quý 4/2020 đơn vị báo hóa đơn đến số 100.

Ví dụ 2: Đơn vị Thông báo phát hành hóa đơn ngày 19/09/2020 số lượng 300 số hóa đơn ký hiệu AC/20E từ số 1 đến số300. Tuy nhiên tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 3/2020 đơn vị báo cáo số lượng hóa đơn phát hành trong kỳ là 500 số, từ số 1 đến số 500. Và từ Quý 3/2020 đơn vị báo hóa đơn đến số 500.

6. Gửi nhầm Mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn

- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của các doanh nghiệp bình thường là: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC/26AC)

Một số đơn vị báo cáo sai sang mẫu: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng (BC/26AC)

7. Gửi nhầm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng và theo quý

- Tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: 

+ Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn (Đơn vị đã Thông báo phát hành hóa đơn)

+ Riêng doanh nghiệp mới thành lập, doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư số 39/2014/TT-BTC thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

8. Báo cáo nhầm chỉ tiêu Số tồn đầu kỳ và Số mua/ phát hành trong kỳ

Trong kỳ, đơn vị có Thông báo phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế. Tại báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó, đơn vị lại kê khai sai vào chỉ tiêu Số tồn đầu kỳ.

Kê khai đúng phải là vào chỉ tiêu Số mua/ phát hành trong kỳ

Ví dụ: Ngày 20/01/2021 đơn vị thông báo phát hành 100 số hóa đơn ký hiệu AA/21E từ số 1 đến số 100. Tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý 1/2021 đơn vị báo cáo sai như sau: Hóa đơn ký hiệu AA/21E, Số tồn đầu kỳ: 100 số từ số 1 đến số 100; Số mua/ phát hành trong kỳ: 0 

Báo cáo đúng như sau: Hóa đơn ký hiệu AA/21E, Số tồn đầu kỳ: 0 số; Số mua/ phát hành trong kỳ: 100 số từ số 1 đến số 100

9. Báo cáo số lượng hóa đơn thông báo phát hành sai kỳ

Một số đơn vị tại tháng phải gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Tháng 1, tháng 4, tháng 7, tháng 10) phát sinh Thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sai số lượng hóa đơn thông báo phát hành vào kỳ báo cáo đó.

Ví dụ: Ngày 16/04/2021, đơn vị Thông báo phát hành hóa đơn ký hiệu PQ/21E số lượng 100 số từ số 1 đến số 100. Ngày 27/04/2021, đơn vị gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 1/2021 lại báo cáo vào chỉ tiêu Số mua/ phát hành trong kỳ hóa đơn ký hiệu PQ/21E 100 số từ số 1 đến số 100.

Báo cáo đúng: Đơn vị Thông báo phát hành hóa đơn vào ngày 16/04/2021 thuộc Quý 2/2021 nên phải đưa số hóa đơn ký hiệu PQ/21E số lượng 100 số từ số 1 đến số 100 vào  chỉ tiêu Số mua/ phát hành trong kỳ tại kỳ Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 2/2021.

10. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi chuyển địa bàn

- Khi đơn vị chuyển địa bàn làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, đã thông báo phát hành hóa đơn và có nhu cầu sử dụng tiếp các số hóa đơn còn tồn thì phải làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến thời điểm chuyển địa bàn kèm theo phụ lục 3.10 (Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng của tổ chức, cá nhân chuyển địa điểm kinh doanh khác địa bàn cơ quan thuế quản lý) gửi cơ quan thuế nơi chuyển đi.

- Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến, khi đơn vị đã hoàn tất các thủ tục chuyển địa bàn thì trước 10 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới thì đơn vị phải Nộp thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Mẫu TB04/AC và Mẫu BK01/AC). 

- Khi đơn vị gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại cơ quan thuế nơi chuyển đến cần lưu ý như sau:

Ví dụ:

+ Đơn vị gửi hồ sơ chuyển địa bàn ngày 20/02/2021, tại cơ quan thuế chuyển đi, đơn vị đã gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 1/2021 đến thời điểm chuyển địa bàn ngày 20/02/2021 như sau:

Số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ: 70 số, từ số 131 đến số 200

Số lượng hóa đơn sử dụng đến ngày 20/02/2021: 20 số, từ số 131 đến số 150

Số lượng hóa đơn tồn cuối kỳ, chưa sử dụng: là 50 số hóa đơn từ số 151 đến 200 (Đã được xác nhận tại Mẫu 09/MST).

+ Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến, đơn vị phải gửi Mẫu TB04/AC và Mẫu BK01/AC) trước 10 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn tại địa chỉ mới hoặc bắt đầu sử dụng hóa đơn với tên mới. Đến thời hạn gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 1/2021 (Hạn nộp chậm nhất là ngày 30/04/2021), đơn vị phải gửi lại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý 1/2021 cho cơ quan thuế nơi chuyển đến với lưu ý:

Số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ: Là số lượng hóa đơn chưa sử dụng báo tồn khi chuyển đi (50 số hóa đơn từ số 151 đến 200 nêu trên). Chú ý: Không báo tồn 70 số, từ số 131 đến số 200 

Số lượng hóa đơn sử dụng trong kỳ (Sau ngày 20/02/2021 đến 31/03/2021): 15 số, từ số 151 đến số 165

Số lượng hóa đơn tồn cuối kỳ: 35 số, từ số 166 đến số 200

Lưu ý: Tại Điểm b Khoản 2 Điều 29 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về xử phạt hành vi vi phạm về lập báo cáo sử dụng hóa đơn sai theo quy định:

“Điều 29. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập, gửi thông báo, báo cáo về hóa đơn

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn quá thời hạn quy định từ 01 ngày đến 05 ngày, kể từ ngày hết thời hạn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

…

b) Lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn theo quy định gửi cơ quan thuế.

Trường hợp tổ chức, cá nhân tự phát hiện sai sót và lập lại thông báo, báo cáo thay thế đúng quy định gửi cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền ban hành quyết định thanh tra thuế, kiểm tra thuế tại trụ sở người nộp thuế thì không bị xử phạt…”

Nguồn: Chi cục thuế Bắc Từ Liêm